[書摘] 會真的能在10分鐘內開完嗎？

　　今天隨手將5月號的數位時代翻完，裡頭介紹了樂天市場與7-11聯手進軍台灣網購市場的消息，其中有一段提到了：

樂天召開的會議，與會者必須在會議前一天傍晚五點前，交出隔天會議中所用的資料，其他與會者必須在前晚先閱讀相關的會議資料。隔天正式開會時，只要針對資料中不懂的地方提出「這裡可以說明一下嗎？」，就能將原本要花1小時的會議縮短在10分鐘內結束。

　　這種精簡會議時間、提高會議效率的文字，我記得像是「開會開到死」、「一週工作4小時，晉身新富族」等書或是其他一些商業雜誌都曾經闡述過，只是說來也真是奇怪，小弟我在職場上也待了好幾年，幾乎可以說沒看過任何一個喜歡開會的員工，每個人只要一提到要開會，往往都是能閃就閃、避之唯恐不及，尤其是對會議時間的冗長、枯燥更是抱怨連連，然而卻很少聽說有哪個主管站出來改革的。

　　姑且不談情緒面，想想十數個高階主管窩在會議室裡面，開個例行性的週會，可能一開就耗掉一個下午，這得消耗多少人事成本。裡頭談的多半都是各處室輪流報告自己部門的近況，加上幾個臨時動議，兩、三個小時的時間就這麼過了，就算討論事項都能順利進行下去，大部分的時間也都耗費在基本溝通上，像是把已經陳列為文字的報告再用口頭說明之類的，在會議室內能解決的事情又有多少，要是大夥兒立場歧異的話，那恐怕就會像立法院一樣，一下午的時間可能連個共識都沒有。

　　這當中又有多少事情是如上面講的，可以事前就先提報，有與會者事先消化過，只要針對重點花個幾分鐘講一講就可以的。道理我想每位主管都嘛知道，只是畢竟是領人薪水、吃人頭路，反正會照開、錢照領，老闆沒說話，大家就只好繼續忍受著無聊的冗長會議。