2008年11月22日 星期六

[書摘] 會真的能在10分鐘內開完嗎?

  今天隨手將5月號的數位時代翻完,裡頭介紹了樂天市場與7-11聯手進軍台灣網購市場的消息,其中有一段提到了:

樂天召開的會議,與會者必須在會議前一天傍晚五點前,交出隔天會議中所用的資料,其他與會者必須在前晚先閱讀相關的會議資料。隔天正式開會時,只要針對資料中不懂的地方提出「這裡可以說明一下嗎?」,就能將原本要花1小時的會議縮短在10分鐘內結束。

  這種精簡會議時間、提高會議效率的文字,我記得像是「開會開到死」、「一週工作4小時,晉身新富族」等書或是其他一些商業雜誌都曾經闡述過,只是說來也真是奇怪,小弟我在職場上也待了好幾年,幾乎可以說沒看過任何一個喜歡開會的員工,每個人只要一提到要開會,往往都是能閃就閃、避之唯恐不及,尤其是對會議時間的冗長、枯燥更是抱怨連連,然而卻很少聽說有哪個主管站出來改革的。

  姑且不談情緒面,想想十數個高階主管窩在會議室裡面,開個例行性的週會,可能一開就耗掉一個下午,這得消耗多少人事成本。裡頭談的多半都是各處室輪流報告自己部門的近況,加上幾個臨時動議,兩、三個小時的時間就這麼過了,就算討論事項都能順利進行下去,大部分的時間也都耗費在基本溝通上,像是把已經陳列為文字的報告再用口頭說明之類的,在會議室內能解決的事情又有多少,要是大夥兒立場歧異的話,那恐怕就會像立法院一樣,一下午的時間可能連個共識都沒有。

  這當中又有多少事情是如上面講的,可以事前就先提報,有與會者事先消化過,只要針對重點花個幾分鐘講一講就可以的。道理我想每位主管都嘛知道,只是畢竟是領人薪水、吃人頭路,反正會照開、錢照領,老闆沒說話,大家就只好繼續忍受著無聊的冗長會議。

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